Desde hace unos años, la digitalización se ha convertido en un desafío para las empresas. Gracias a Internet, estas cuentan con un gran abanico de posibilidades para desarrollar sus negocios, pero para poder aprovecharlas también se ven empujadas a afrontar una profunda transformación digital que facilite la experiencia digital del cliente, especialmente cuando se trata de procesos que involucran personas, documentos y datos. Para afrontar esta transformación han surgido los sistemas de gestión de transacciones digitales (DTM por sus siglas en inglés).
El ‘Digital Transaction Management’ (DTM) es una solución en la nube que permite llevar a cabo transacciones online basadas en documentos. Por lo tanto, es capaz de llevar al cliente al ámbito digital para realizar trámites y operaciones con absoluta seguridad tecnológica y legal. Con ello, se elimina la necesidad de papeleo físico, con la tranquilidad de que todo el proceso es online y tiene la misma validez jurídica que uno completado presencialmente.
Su funcionalidad es una gran noticia para las empresas y sus clientes porque un sistema DTM permite que las transacciones se hagan de forma digital, sin desplazamientos a la oficina. De ahí que cada vez más entidades y personas estén disfrutando de sus ventajas para completar sus trámites online, incluso, para poder desarrollar el teletrabajo en situaciones de pandemia como la que aún vivimos.
Las tres cuestiones básicas que aborda el DTM
Las soluciones para la gestión de transacciones digitales responden a tres necesidades con enfoque en la experiencia digital del cliente:
- Know (Conocer a tu cliente): se valida su identidad, y se conoce la naturaleza de los negocios en los que participa, definiendo su perfil y lo que necesita a la hora de participar en la gestión de transacciones digitales.
- Prove (Probar quién es y qué relación quiere establecer): en esta fase se obtiene y valida la información necesaria para ofrecer una propuesta que se ajuste a lo que demanda; y además se recogen los consentimientos que son precisos para formalizar la relación entre las dos partes.
- Trust (Confiar en que se ha establecido la relación buscada): Esta fase se centra en confirmar que tanto la información como los consentimientos recabados ofrecen todas las evidencias de valor normativo que se requieren para formalizar la relación. Por lo tanto, ha de ajustarse preceptivamente a lo que indique la legalidad en cada caso (elDAS, SEPBLAC, KYC, RGPD…).
Beneficios del DTM
- Más rápido que la opción física. Al realizar todos los procesos de forma digital, se ahorra tiempo y se evitan desplazamientos; lo que supone una clara mejora en la rentabilidad, si se analiza desde una óptica de negocio y una mayor satisfacción del cliente.
- Mejora la experiencia del cliente. Facilitar el viaje digital del cliente es, actualmente, un valor diferencial que supera al del precio o producto. La digitalización de procesos ofrece un entorno seguro donde hay un mayor control de los documentos y de la fase en la que se encuentra el cliente.
- Reduce costes operativos, porque no es necesario imprimir o escanear la documentación, firmarla en papel y enviarla.
- Las soluciones DTM incluyen mecanismos de firma digital seguras y autentificables, tanto o más fiables que las firmas físicas. De hecho, es totalmente adaptable y cuenta con diferentes mecanismos de validación, como la certificación electrónica o el reconocimiento biométrico.
- Es un método flexible, pensado para desarrollarse en la nube, también puede adoptarse a un formato híbrido o a entornos plenamente on-premise.
Todo ello se traduce en transacciones más eficientes y productivas, que además optimizan la operativa de la empresa y la experiencia del cliente. Así, el DTM es especialmente útil para digitalizar el historial de operaciones y almacenar conversaciones de contratación, realizar gestiones concretas en ámbitos como el financiero (apertura de cuentas, gestión de cobros…), el legal, el de los Recursos Humanos o el de la gestión de ventas.
Casos de uso de la tecnología DTM
En el viaje digital de los clientes, hay varios procesos clave que necesitan de una especial atención. En este sentido, la tecnología aporta respuestas concretas para cada uno de estos procesos, con el objetivo de que las transacciones digitales sean sencillas, ágiles, seguras y con respaldo legal.
- Validación de identidad en procesos de onboarding digital: Este es el punto de entrada del cliente hacia su experiencia digital, donde se facilita su identificación no presencial a través de canales digitales. Las soluciones DTM más avanzadas incluyen reconocimiento facial, (mediante imagen y/o vídeo) y la aplicación de tecnología de imágenes (OCR, machine learning, sello de tiempo… ) para extraer, validar y securizar los datos de los documentos que facilita el cliente (DNI, nóminas, extractos, carnet de conducir…)
- Contratación online. Automatizar las tareas comerciales de la contratación online con los clientes es la mejor manera de agilizar la firma de documentos y cerrar acuerdos. Implica la recepción de requisitos, la gestión de conversaciones, la generación y gestión de los contratos, el respaldo de las evidencias y firmas e incluso la ejecución del primer cobro mediante pasarela de pagos.
- Compliance & Datos: Soluciones que permiten el almacenamiento persistente en el tiempo y la consulta de los datos y las evidencias de las transacciones con clientes. Están relacionadas con el compliance normativo en KYC, PBC/ FT (soluciones auditadas para procedimientos SEPBLAC), eIDAS, PSD2, MIFID II y RGPD.
- Gestión de procesos: Se aportan estadísticas y dashboards en tiempo real que pueden integrarse con otras plataformas transaccionales. Esto es especialmente necesario de cara a la correcta finalización de determinados procesos, como los pagos, el blockchain…
Las soluciones DTM de ADDALIA se ofrecen en dos modalidades (on-premise o modo servicio) para que las compañías de cualquier tamaño tengan acceso a las tecnologías más disruptivas con el objetivo de mejorar sus procesos, optimizar costes y aumentar su competitividad. Por un lado, IDDILIGENCE software orientado a las opciones on-premise y a la personalización de los servicios; y por el otro, GoodOk, en modo servicio cloud, con acceso online, y uso Saas estándar. Ambas permiten, con rapidez y total seguridad, la transformación digital de procesos basados en documentos como: onboarding digital, trámites virtuales, contratación online o firma electrónica.
¿Te animas a conocerlas?
