Internet ha supuesto una revolución para el intercambio de información y de datos. Pero, al mismo tiempo, ha planteado nuevos desafíos para que estas comunicaciones puedan llevarse a cabo en un contexto de total seguridad. Principalmente, porque la tecnología debe ofrecer garantías tanto para confirmar la confidencialidad de lo que se transmite como para identificar a las personas que intervienen. De ahí que hayan surgido los certificados electrónicos como una de las grandes soluciones para llevar a cabo gestiones y transacciones digitales con plena tranquilidad.
Las empresas e instituciones que realizan estos trámites han comprendido rápidamente su utilidad y los han incorporado en sus actividades diarias. Así que, fruto de este uso y de la necesidad de almacenar toda la información aportada por los certificados electrónicos, han aparecido los repositorios o almacenes. Hoy vamos a contarte en qué consisten y por qué son tan importantes a la hora de gestionar adecuadamente las identidades digitales de las personas.
¿Qué es un certificado electrónico?
En primer lugar, definimos un certificado electrónico como un archivo informático que ha sido emitido por una entidad de servicios. Con la particularidad de que la misma está capacitada para asociarlo a la identidad de una persona física, organismo o empresa. Por lo tanto, ofrece garantía legal de que la persona que lo utiliza es quien figura en sus datos, lo que permite su identificación digital en aquellos procesos que así lo requieran.
Al tratarse simplemente del fichero informático donde se encuentra toda la información de identificación, no debe confundirse con la firma electrónica. Esta no es más que la evidencia del uso que le hemos dado al certificado electrónico para llevar a cabo una gestión o transacción, al igual que sucede cuando firmamos físicamente un documento en papel.
¿Por qué son recomendables los repositorios de certificados electrónicos?
Como acabamos de ver, los certificados electrónicos contienen información personal sensible, por lo que su empleo conlleva una gran responsabilidad. Especialmente a la hora de ser almacenados, pues lo que se busca es que puedan guardarse de forma totalmente segura en un lugar físico. Como, por ejemplo:
Una tarjeta digital, tal y como sucede en el caso de los DNI electrónicos.
- El disco duro de un ordenador, a través de su sistema operativo o del navegador que se emplea para su conservación.
Y la opción más óptima
Un servidor situado en una nube segura, mediante un servicio de repositorio de certificados electrónicos. Ya que, esta opción, ofrece las máximas garantías a sus usuarios y les permite beneficiarse de todas las ventajas que aporta en cuestiones de:
- Ciberseguridad: Gracias a la creación de espacios seguros que mantengan la información y los datos al margen de intentos de intentos de robo, de fraude, de suplantación de identidad, etc.
- Almacenamiento: Hace posible el guardado de los certificados en lugares concretos, para que luego se pueda acceder a ellos de forma fácil y rápida.
- Control: Un repositorio de este tipo también permite ver en qué estado se encuentran los certificados digitales: si permanecen activos, si están a punto de caducar o ya lo han hecho, si han sido revocados… Así, es posible informar a las personas sobre la necesidad de renovarlos, con lo que se evitan problemas de última hora.
- Acceso y gestión: Los repositorios de certificados digitales están igualmente pensados para facilitar su acceso y su utilización en trámites y operaciones. En consecuencia, posibilitan la ejecución de la firma electrónica de una forma rápida y segura.
GoodOk Firmas, un sistema seguro de custodia y gestión de certificados electrónicos
En su compromiso con las transacciones digitales fiables y de confianza, ADDALIA pone a la disposición de sus clientes la solución GoodOK Firmas. Esta es una plataforma plenamente segura y legal para la gestión de firmas; de forma que el cliente puede utilizarla para identificarse correctamente mediante su certificado digital, desde su dispositivo móvil y en apenas unos segundos.
GoodOK Firmas está especialmente destinada para gestorías y despachos profesionales, ya que, entre otras cosas, permite:
- Las altas de los clientes y el almacenamiento en una nube segura de sus certificados electrónicos de los clientes.
- La petición de firmas a los clientes. Para ello, cuenta con firma avanzada y trazado completo de las operaciones.
- La firma por parte de los clientes de los documentos requeridos, utilizando en el proceso sus certificados digitales y sus dispositivos móviles. Por lo tanto, no requiere la instalación de apps o programas para realizar la transacción.
- La gestión del estado, de la renovación y la revocación de las firmas y los certificados de los clientes; porque el despacho cuenta con un panel de control para visualizar las firmas tramitadas (completadas y rechazadas), los documentos y comentarios.
GoodOK ofrece, por tanto, una solución ágil para la comunicación y custodia de los certificados digitales y los documentos online. Gracias a ella, los usuarios están en disposición de consultar toda la información y de decidir si dan su conformidad a través de su firma digital (con plena validez jurídica). Mientras que el despacho puede centrarse en preparar la documentación y en tramitarla, una vez que esta ha sido firmada convenientemente.
Un repositorio de certificados electrónicos en la nube y totalmente seguro
Para llevar a cabo la guardia y custodia de los certificados digitales, la propuesta de Addalia cuenta con un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece un tercero de confianza. Este cumple con los más altos estándares normativos existentes, como el Reglamento elDAS de la Unión Europea. Lo que significa que, por medidas de prevención, ni el cliente, ni el despacho ni GoodOK disponen del certificado; ya que la conexión se realiza de un modo seguro e inmediato, y el certificado ni se copia ni almacena en otro lugar.
La seguridad tecnológica es total, al igual que la seguridad jurídica, pues el titular aprueba cada operación que se realiza con su certificado, el sistema almacena las evidencias de las operaciones y se encarga de cumplir con las normativas RGPD. Así, queda bien delimitada la responsabilidad y se aumenta la transparencia en las relaciones despacho-cliente: por un lado, el primero se responsabiliza de tramitar eficientemente los asuntos; y por el otro, el segundo se encarga de los documentos y trámites que facilita mediante su firma.
¿A qué esperas para conocer todas las ventajas que puede aportarte GoodOK Firmas para la gestión y el almacenamiento de los certificados electrónicos de tus clientes?
