Autor: Alberto Iglesias Fraga, periodista especializado en economía digital.
Imaginen cualquier tipo de negocio, el suyo propio o el que les venga a la cabeza a vuelapluma. Quizás lo único que cualquiera de esas empresas tenga en común, lo único que subyace a toda clase de compañías y sectores de actividad, es la gestión documental.
Cada día, cientos de documentos son manejados por los empleados y procesados, la mayoría en formato digital, otros todavía en papel. Hablamos de facturas, contratos, albaranes, nóminas, recibos de pagos, comprobantes de compra, informes financieros y un largo etcétera de información heterogénea y no siempre fácil de catalogar.
No en vano, los flujos documentales son uno de los grandes quebraderos de cabeza de las organizaciones en nuestros tiempos. Los actuales modelos no siempre permiten detectar la información duplicada (con lo que nos podemos encontrar con dos trabajadores usando el mismo archivo a la vez, con diferentes versiones), lo que nos lleva a una desorganización masiva que pone en riesgo la propia seguridad de los datos (las pérdidas de documentos por parte de los empleados es una constante, algo extremadamente relevante tras la entrada en vigor del GDPR); además de suponer un lastre a la productividad de la compañía. Estudios de firmas tan prestigiosas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, EY o Nucleus Research revelan que el 90% de las tareas de un trabajador se centra en la búsqueda y distribución de documentos en papel, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para su trabajo o que el 7,5% de los documentos archivados en papel se acaba perdiendo en el camino.
Un caos generalizado que ha buscado en la digitalización el camino para romper con estos pecados de nacimiento. Por eso, cada vez más y más compañías han ido incorporando soluciones de gestión documental que les permiten automatizar gran parte de los procesos de trabajo. Se trata de programas que comprenden desde el reconocimiento del propio documento (mediante tecnologías de OCR, principalmente) hasta su clasificación y procesamiento (usando algoritmos de inteligencia artificial que comprenden el contenido del archivo y su relación con los procedimientos internos establecidos), garantizando en todo momento la integridad de la información y la seguridad de los datos.
El BLOCKCHAIN
Y en estas lides, es donde surge una innovación que promete cambiar para siempre la forma que tenemos de entender la gestión documental: el blockchain. Estas cadenas de bloques, ligadas inicialmente al intercambio de criptomonedas como el bitcoin, son hoy en día una alternativa comercial para cualquier entorno donde se requiera transmitir información sensible de forma completamente segura e inalterable. Por ejemplo, se utiliza ya en contextos financieros (como ya están probando varias entidades bancarias con el fin de asegurar la integridad de las transacciones económicas), en el transporte (por ejemplo, usando las cadenas de bloques para registrar y certificar los reconocimientos médicos y las habilitaciones de los maquinistas) o en la alimentación y la logística (como está haciendo Wal-Mart para garantizar la trazabilidad completa de los alimentos y acelerar la detección de cualquier anomalía que ponga en peligro la salud humana).
En el caso de los flujos documentales en las empresas, el blockchain promete algo similar. Se trata de utilizar estas redes distribuidas de equipos (ya sea anónimamente a escala global o en una red privada y acotada) para verificar y validar todos los documentos que entran y salen de nuestra organización.
En un sistema de archivos basado en blockchain, podremos constatar al instante la localización de un determinado documento, quién lo ha creado y cuándo ha sido modificado por última vez, detectando cualquier intento de manipulación del mismo. Eso es posible gracias a una huella única para cada elemento que introducimos en la cadena (una ID generada mediante algoritmos) que nos permite identificar cada archivo dentro de nuestro perímetro de actuación. Esta información es, además, accesible por parte de cualquier compañero de la organización habilitado para ello -lo cual proporciona la máxima transparencia en los procesos documentales- y también podremos obtener las aprobaciones pertinentes que estén establecidas en nuestros procesos de trabajo.
Por otro lado, se evita el clásico problema de la duplicidad de información y el manejo de diferentes versiones de un mismo documento, ya que en cuanto una persona modifique el archivo, automáticamente el sistema registrará esta actualización para que no se produzca ningún malentendido en el manejo de diferentes archivos.
Entre toda la amalgama de posibilidades documentales que ofrece el blockchain, una de las más interesantes para las empresas es el contrato inteligente (‘smart contract’ en inglés). En estos casos, estamos ante contratos digitales que incluyen una secuencia lineal de acciones donde cada una de ellas habilita a la siguiente. Esto supone que no hace falta un intermediario -léase, notario o similar- que certifique el cumplimiento de unos determinados compromisos entre dos compañías o entre la empresa y un particular: con blockchain el propio sistema evita que se cualquiera de las partes pueda alterar o aprovecharse del documento en cuestión. En el otro lado de la moneda, la Administración Pública puede utilizar el blockchain para asegurar la integridad de las licitaciones públicas sin tener que asumir la custodia documental de las ofertas presentadas, algo en lo que ya está inmerso el gobierno de Aragón, entre otros.
Con todo ello no es de extrañar que la firma de análisis IDC haya predicho un gasto mundial asociado al blockchain de más de 11.700 millones de dólares para 2022 (frente a los 1.500 millones previstos para este mismo curso). O que el 65% de las empresas mundiales con más de 10.000 empleados estén considerando o participando activamente en el despliegue de blockchain, según Juniper Research. Pero no es oro todo lo que reluce, ya que quedan algunas cuestiones por discutir en torno al uso de las cadenas de bloques en la gestión documental.
Entre estas barreras nos encontramos con el temor inherente en muchos sectores críticos a que su información salga del perímetro de seguridad de la compañía, lo cual es prácticamente inevitable en el caso de redes públicas, pero fácilmente solucionable si apostamos por redes privadas o permisionadas. Todo ello sin olvidar que blockchain todavía es una tecnología en plena consolidación, sin estándares comunes ni capacidad de interoperabilidad entre distintas cadenas de bloques, la cual está superando poco a poco obstáculos iniciales reduciendo su coste y ganando eficiencia frente a los modelos transaccionales al uso (debido al gasto energético de las primeras redes que surgieron en el mercado, como la que da soporte al bitcoin).
