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Así funcionan los 3 tipos de automatización de procesos que existen

Llevamos mucho tiempo oyendo hablar sobre la automatización y los enormes potenciales de dotar de inteligencia a todos los procesos empresariales, que pasan desde el mero ahorro de costes a la mejora de la productividad o el cumplimiento normativo. Sin embargo, el término ‘automatización’ es en sí mismo vago, comprendiendo bajo este concepto distintas tecnologías distintas con una heterogénea gama de capacidades y casos de uso.

Dentro de esta amalgama de conceptos, hay tres tecnologías clave que hemos de tener en cuenta: macros, automatización de procesos IT (ITPA) y automatización robótica de procesos (RPA). Tres entornos distintos, con sus particularidades, y que trazan la particular evolución de la tendencia hacia la gestión inteligente y eficiente de muchas de las tareas cotidianas de nuestras empresas.

Macros

Dentro de esta particular lista, la tecnología de automatización con más solera son las macros (con permiso de scripts, scraping o similares). Disponibles desde hace décadas (muchos recordarán seguro las macros que permitían no desesperarse con Access en los años 90), las macros son una serie de funciones que permiten automatizar algunas tareas repetitivas, acciones complejas o procesos habituales, ya sea en aplicaciones de negocio como en bases de datos y otros sistemas informáticos.

Por poner un símil sencillo de comprender, las macros funcionan cual atajo de teclado o un botón de marcado rápido del teléfono móvil: se aglutinan una determinada secuencia de tareas o procesos de modo que pueda ponerse en marcha de forma repetitiva en cuanto se de la orden correspondiente. Se elimina así la necesidad de que el operario humano conozca todas las tareas que deben realizarse para lograr un objetivo concreto, así como ahorrar el tiempo de llevar a cabo cada una se esas acciones de forma manual.

Igualmente, en las arenas más técnicas, el uso de macros permite reducir la barrera de conocimiento necesaria para trabajar con procesos complejo, permitiendo que cualquier profesional pueda, por ejemplo, analizar datos sin tener formación específica en programación. ¿El lado negativo? Las secuencias deben establecerse previamente, son limitadas a procesos muy concretos y no admiten variación o adaptación alguna. Además, no se elimina por completo el proceso humano: sigue necesitándose a alguien que aporte la información y se asegure de su calidad, así como una persona que accione el botón del macro correcto.

ITPA

Más madura es ya la automatización de procesos de TI, más conocida por sus siglas en inglés: ITPA. Este paradigma consiste, en esencia, en mejorar la eficiencia al reducir el trabajo manual en la medición y ejecución de tareas de Tecnologías de la Información rutinarias, como la actualización o parcheo de sistemas, configuración de nuevos servidores o dispositivos de red, ejecución de backups o políticas de seguridad.

Muy circunscrito al ámbito de control de los departamentos de informática, los sistemas ITPA reducen notablemente los tiempos de prestación de servicios, el aprovisionamiento de nuevas funciones o el cumplimiento normativo (al tener tanto las directivas como los registros completamente automatizados). Sin olvidar la perfecta orquestación de flujos de trabajo y procesos multifuncionales. Además, y pese a tratarse de una aproximación más de nicho que las macros, lo cierto es que la capacidad de la ITPA es mucho mayor que sus predecesoras: la automatización puede realizarse de forma integral en numerosas capas de tecnología, desde lo más profundo del backoffice hasta procesos de cara al empleado

Gracias al ITPA también se obtienen otros beneficios indirectos que han llamado tradicionalmente la atención de los CIO de toda clase de empresas. Uno de ellos es la coherencia entre distintas versiones de software o la estandarización de las tecnologías disponibles en la empresa. Por otro lado, en el caso de producirse algún error o caída del servicio, la capacidad de automatizar los procesos simplifica espectacularmente la resolución de problemas y reduce el tiempo que necesitan los equipos TIC para solventar el incidente.

RPA

Finalmente llegamos al tercer eslabón de esta cadena evolutiva: la automatización robótica de procesos (RPA). Esta tecnología, en pleno auge en nuestros tiempos, permite que robots se encarguen al 100% de toda clase de actividades administrativas o de backoffice, siempre y cuando se traten de procesos o tareas repetitivas. ¿La diferencia con los modelos anteriores? La flexibilidad y la integración con los flujos de trabajo es mucho mayor, funcionando a ojos de cualquier observador ajeno como un “trabajador virtual”.

Dentro de las soluciones RPA encontramos dos tipologías claras: aquellos robots que trabajan sobre procesos deterministas y empleando datos estructurados y procesos basados en reglas y, por otro, las que permiten gestionar procesos no definidos, mediante un aprendizaje probabilístico y tratando datos no estructurados. Punto, este último, donde incorporamos por primera vez la inteligencia artificial en la ecuación, frente al establecimiento de reglas predefinidas al uso.

En cualquier caso, la automatización robótica de procesos promete un ahorro de costes, fiabilidad y eficiencia en procesos fáciles de descomponer en reglas sencillas y con un gran volumen de transacciones. También son claves en flujos de trabajo con grandes cargas documentales y propicios al error humano. A saber: banca y finanzas (desde la propia contratación de servicios hasta la entrega y validación de información en una solicitud de hipotecas), industria (gestión de pedidos o cadena de suministro), salud (automatización de formularios de ingreso e informes médicos) o recursos humanos (gestión y reclamaciones de nóminas y cursos de formación). Y eso es solo la punta del iceberg de una revolución, la de los RPA, que aspira a llevar la automatización hasta el último rincón de las compañías y organismos públicos.

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